Vodič za kupovinu kancelarijskog materijala

Upravo ste vi jedna od onih hrabrih osoba koja se usudila da osnuje i pokrene novu firmu! Samim tim što ste donijeli tako krupnu odluku, potrebno je ispuniti određene segmente za uspješan početak. Nakon samog donošenja odluke kreće njena realizacija. Taj process može biti podijeljen u dva segmenta – registraciju i opremanje.

Registracija

Prvi segment je sama registracija firme, odnosno to da ćete vašoj ideji udahniti pravni život. Većina ljudi se prilikom same registracije firme susreće sa brojnim nedoumicama:

• da li su uspjeli baš sve da odradite u skladu sa Zakonom
• šta je od dokumentacije potrebno da imate u svom objektu i
• šta vam je sve od kancelarijskog materijala potrebno

Registracija je možda najstresniji dio, ali uz pomoć računovođe možete proći kroz ovaj proces relativno bezbolno. Prije nego što počnete, konsultujte se sa nekim online izvorima kao što je ovaj odličan i koncizan tutorijal na sajtu asistent.me.

Drugi segment je nabavka potrebnih obrazaca, knjiga, kancelarijskog materijala i uređaja. Slijedeći vodič za kupovinu kancelarijskog materijala i kancelarijskih mašina će vam pomoći da to uradite oslonivši se na naše iskustvo.

Obrasci i kancelarijski materijal – Šta vam treba za početak rada

Obrasci

Kako bi vama i vašim saradnicima obezbjedili uspješan start, potrebni su neki obrasci.

Kancelarijske mašine i uređaji

Kapitalna dobra u kancelariji su: računari, telefoni, štampači i druge poslovne mašine koje čine trajnu investiciju. Odabirom odgovarajućih uređaja ćete sebi i svojim saradnicima olakšati obavljanje svakodnevnih radnih zadataka.

Štampači

Kod nas je izuzetno bitno izabrati popularniji štampač zbog potrošnog materijala. Nemojte biti jedna od onih osoba koja je zbog nedostatka tonera morala da kupuje novi štampač. Kada počnete sa radom, možete funkcionisati i sa jednim štampačem, ali je realno potrebno da imate dva različita za različite poslove. Kada nestane potrošnog materijala, jedan može preuzeti štampu dok ne kupite boju/toner. Takođe, manja je vjerovatnoća da će zbog sličnog problema oba prestati da rade.

Preporuka je da imate jedan izdržljivi laserski štampač (crno-bijeli) za štampu dokumenata u velikim količinama.

Većinu dokumentacije ćete štampati na ovom štampaču. Naravno, nije samo bitno imati štampač koji koristi popularni toner, već i njegova cijena. Naš savjet se odnosi na štampače koji ispunjavaju upravo ovaj uslov – cijena i lako nalaženje tonera.

Takođe treba da imate jedan multifunkcionalni kolor printer (MFP) koji će pored štampe moći da skenira i kopira.

Inkjet je neko vrijeme bio skupa opcija zbog cijene kertridža, ali sa pojavom novih Epsonovih EcoTank (kasnije i HP-ovih Smart Tank) modela, to više nije prepreka. Novi inkjet modeli se dopunjuju jeftinim bočicama boje pa je potrebno i ređe brinuti o dopuni. Vaš multifunkcionalni printer ćete koristiti za štampu faktura sa kolor logom na kvalitetnijem papiru (ovo su sitnice koje ostavljaju dobar utisak), kao i za skeniranje potpisanih dokumenata i slanje emailom.

Šreder

Uništivač papira je danas obavezan u svakoj kancelariji.

Čak i najjeftiniji modeli će zagorčati život svakome ko pokuša da “zaviri” u rad vaše firme bez dozvole. Nemojte, međutim, pogrešno čitati njihove specifikacije. Ako piše da uništava do 8 listova odjednom, provjerite da li misle na 75gsm papir ili 80gsm. Za svaki slučaj, nemojte ubacivati više od 50% navedenog maksimalnog broja listova. Uništivač će duže trajati, a vi ćete dobiti jedan dobar metod za oslobađanje od stresa.

Kalkulatori

Iako softverske verzije digitrona postoje i na najstarijim mobilnim telefonima i računarima, rad na njima je nepraktičan i ergonomski frustrirajući.

Za posao vam treba malo napredniji digitron koji će moći da lagano dodaje i uklanja PDV sa iznosa (TAX +, TAX -) i koji će imati proračun profitne marže (nabavna / prodajna / marža).

Nemojte zaboraviti i računsku mašina – kalkulator sa štampačem. Ukoliko imate svog računovođu, ovo morate imati.

Većina računovođa ima običaj da, kada radi važne procedure (kao završni račun), zahefta traku iz računske mašine za dokumentaciju kako bi kasnije lakše mogli pregledati postupak. Mada je termalna računska mašina (kao Olympia 3212T) lakša za održavanje, većina računovođa preferira da ima otisak negativnih iznosa u crvenoj boji što mogu samo mašine sa mastilom na traci ili roleru. Primjeri su Olympia 5212, Olympia 3212S i Olympia 512.

Laminator

Laminator nije obavezan za kancelariju ali ćete vidjeti da je toliko lakše kada ga imate. Natpisi, akreditacije, grafikoni i važni dokumenti postaju čvršći, lakši za rukovanje i otporni na vodu.

Kancelarijski pribor i potrošni materijal

Potrošni kancelarijski materijal je neophodan svakoj firmi. Postoji veliki broj elemenata koje imaju uticaj na uspješno poslovanje. Neki od njih su očigledni, kao što su stručni kadar, marketing i resursi. Drugi su neuobičajeni “heroji” efikasnosti, a u tu grupu spada potrošni kancelarijski materijal.

Dobar kancelarijski materijal gradi bolji imidž kompanije. Poslovni ljudi rijetko se odlučuju za saradnju sa kompanijom koja je neorganizovana i čiji zaposleni tragaju za hemijskom i “bore” se za zajedničku heftalicu. Bez obzira što se danas u savremenom svijetu veći dio poslovanja odvija putem tehnologije, svaka kancelarija mora da ima zalihu potrošnog kancelarijskog materijala o kojoj se neko brine, kako bi zaposleni mogli nesmetano da obavljaju radne zadatke.

Da biste uspešno planirali i upravljalji zalihama Raster doo u svojoj ponudi ima veliki izbor potrošnog materijala neophodnog svakoj kancelariji.

Kancelarijski pribor čine univerzalni papir A4 (poznatiji kao fotokopir), olovke, koverte, selotejp, spajalice, heftalice, punjenja za heftalice, bušač papira, fascikla, registrator, permanentni marker, rokovnik, čaša za odlaganje olovaka…

Papir

Univerzalni papir A4 je osnovni potrošni materijal koji ćete najčešće kupovati. Njega ćete koristiti za štampu velikog volumena na laseru i dokumenta koji ostaju u firmi (prijemnica, kalkulacija, izvještaji i td). Preporuka je da pored univerzalnog tipa imate i kvalitetniji, coated (premazani) papir. Njega koristite za vaše fakture i dokumente koji idu van firme. Držite ga u vašem kolor multifunkcionalnom printeru, za perfektne dokumente koje dajete na uvid drugima.

Olovke

Olovke su kao kancelarijski materijal broj jedan u građenju poslovnog imidža. Međutim, nemojte za zaposlene kupovati preskupe olovke, sjetite se samo koliko ste (malo) puta našli na potrošenu hemijsku. Hemijske olovke su kao upaljači – prije će se ona izgubiti nego potrošiti. Napravite stratešku podjelu:

• izaberite jeftini model hemijske koji ćete stalno uzimati i uvjek imajte rezervu
• gel olovke čuvajte za stariji kadar i menadžere
• nemojte zaboraviti grafitne olovke i gumice – ili uzmite u obzir frikcione, piši-briši olovke za momente razmišljanja, proračuna i kreativnog “brainstorming-a” kada treba ispravljati, korigovati, brisati …

Arhiviranje i organizacija

Najpopularniji način organizacije i arhiviranja dokumenata kod nas je putem registratora. Radi čuvanja i arhiviranja manjih računa i dokumenata manjeg formata od A4 često se koriste perforirane providne fascikle (džepovi, folije za registrator).

Naravno, registratori umiju jako brzo da se namnože i zaokupe veliki dio kancelarijskog prostora, čija cijena po kvadratu nije zanemarljiva za svaku firmu. Arhiviranje u magacinima specijaliyovanim za ovu svrhu, sa odgovarajućim protokolim je u početku bio način poslovanja samo velikih preduzeća. Sada je ova povoljnost sve popularnija i kod manjih i srednjih preduzeća.

U našem arhivskom centru Arhiviraj.me možete naći prostor za vašu dokumentaciju sa uslugom slanja kopija emailom ili fizičkom isporukom, kada god Vam je to potrebno. Vaša kancelarija će biti urednija, a imaćete sigurnost arhiviranja dokumentacije kod profesionalaca u oblasti.

Cijene osnovnih kancelarijskih proizvoda